Régularisation des charges locatives après le départ du locataire : délais, calcul et recours

Le locataire a rendu les clés, l’état des lieux est signé, le dépôt de garantie est restitué. Six mois plus tard, une lettre réclame 340 euros de charges. Est-ce légal ?

Oui, dans un cadre précis, et ce cadre protège autant le bailleur que le locataire. Le décalage vient de la copropriété : les comptes de l’immeuble ne sont arrêtés qu’une fois par an, après approbation en assemblée générale. Tant que le syndic n’a pas transmis le relevé individuel, personne ne connaît le montant réel des charges. Voici ce que la loi autorise, dans quels délais, et comment le calcul doit être fait.

Ce que le bailleur peut encore réclamer après la remise des clés

La régularisation reste possible, sous conditions

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation annuelle des charges dès lors que le locataire verse des provisions. Le départ du logement ne l’annule pas : le bail est terminé, mais la dette de charges relative à la période d’occupation subsiste.

Trois conditions encadrent cette réclamation. Les sommes doivent correspondre à des charges effectivement récupérables, celles listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, dont la liste est limitative. Elles doivent porter uniquement sur la période d’occupation réelle. Et elles doivent être justifiées, point sur lequel la jurisprudence est sévère.

Le cas du forfait de charges

Nuance décisive, absente de la plupart des articles : lorsque le bail prévoit un forfait de charges et non des provisions, aucune régularisation n’est possible, ni en cours de bail ni après le départ. Le forfait est définitif, dans les deux sens. Il est fréquent en location meublée et en colocation à bail unique.

Autrement dit, avant toute discussion, relisez la clause du bail : provisions ou forfait. Cela tranche la moitié des litiges.

Les délais applicables

Trois ans de prescription

L’article 7-1 de la loi de 1989 fixe une prescription de trois ans pour toute action relative aux charges. Elle joue dans les deux sens : le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un solde, le locataire de trois ans pour demander la restitution d’un trop-perçu ou la vérification d’un décompte.

Le point que presque personne n’explique

Tant que la régularisation n’a pas été effectuée, la prescription ne court pas contre le locataire. La Cour de cassation l’a jugé en 2017, et cela a une conséquence pratique importante : un bailleur qui n’a jamais régularisé peut se voir réclamer, lui aussi, des comptes sur les trois dernières années. L’absence de régularisation n’est donc pas un abri, c’est une fragilité.

Autre conséquence, du côté du bailleur cette fois : un propriétaire qui n’a pas régularisé annuellement ne peut pas se prévaloir de ces provisions dans une procédure pour impayés.

L’étalement sur douze mois

Si la régularisation intervient après le 31 décembre de l’année suivant celle des dépenses, le locataire peut demander à en étaler le paiement sur douze mois. C’est un droit, pas une faveur. Exemple : pour des charges exigibles en 2024, une régularisation notifiée en 2026 ouvre ce droit.

La retenue de 20 % sur le dépôt de garantie

Comment elle fonctionne

Le dépôt de garantie doit être restitué dans le mois suivant la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, dans les deux mois s’il diffère. Mais lorsque le logement se situe dans un immeuble collectif, l’article 22 de la loi de 1989 permet au bailleur de procéder à un arrêté des comptes provisoire et de conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt de garantie, jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble.

Le solde doit ensuite être régularisé et restitué dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes. Les deux parties peuvent aussi convenir amiablement de solder immédiatement l’ensemble des comptes.

Ses limites

La retenue doit être dûment justifiée : elle n’est pas automatique, et un bailleur qui la pratique par confort s’expose à la majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard prévue pour toute restitution tardive.

Surtout, le plafond de 20 % peut se révéler insuffisant. Sur un dépôt de garantie de 750 euros, la retenue maximale est de 150 euros : si la régularisation fait apparaître 280 euros dus, le bailleur devra réclamer le reliquat séparément, avec décompte et justificatifs. Le dépôt de garantie n’est pas un plafond de la dette, seulement un outil de garantie partielle.

Comment calculer la régularisation au prorata

La méthode tient en quatre étapes.

1. Récupérer le relevé individuel de charges transmis par le syndic après approbation des comptes, ou les factures pour un logement individuel.
2. Isoler les charges récupérables au sens du décret de 1987, en écartant tout ce qui reste à la charge du propriétaire.
3. Proratiser sur la période d’occupation. Un départ au 31 juillet donne 7/12 des charges annuelles. Attention : les postes individualisés, comme le chauffage avec compteur ou l’eau relevée au compteur, se calculent sur la consommation réelle et non au prorata temporis.
4. Comparer aux provisions versées sur la même période pour dégager le solde.

Exemple. Un locataire quitte le logement le 31 juillet. Il a versé 90 euros de provisions mensuelles pendant sept mois, soit 630 euros. Les charges récupérables de l’exercice s’élèvent à 1 560 euros pour l’année, dont 7/12 imputables à la période d’occupation, soit 910 euros. Le solde dû par le locataire est de 280 euros. Si les provisions avaient dépassé les charges réelles, l’excédent lui serait remboursé, sans que le bailleur puisse s’y soustraire.

Les documents que le bailleur doit fournir

L’article 23 impose un formalisme précis, et son non-respect coûte cher.

Un mois avant la régularisation, le bailleur communique le décompte par nature de charges, ainsi que, en immeuble collectif, le mode de répartition entre locataires et, le cas échéant, une note d’information sur le calcul des charges de chauffage et d’eau chaude collectifs.

Pendant les six mois qui suivent l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives doivent être tenues à disposition du locataire dans des conditions normales. Elles n’ont pas à être envoyées d’office, seulement rendues consultables. Depuis 2015, le récapitulatif des charges doit en revanche être transmis par voie postale ou dématérialisée à la demande du locataire.

Sans justificatifs, pas de charges

C’est la règle la plus protectrice, et la moins connue. À défaut de communication des documents justificatifs, les charges ne sont pas justifiées et les provisions doivent être remboursées. La Cour de cassation l’a rappelé en 2019 puis en 2020, et les juges refusent de condamner un locataire au paiement d’un arriéré de charges sans constater que les pièces avaient été tenues à sa disposition.

Un bailleur ne peut pas non plus s’abriter derrière la carence du syndic : la responsabilité de la régularisation lui incombe, y compris lorsque le syndic tarde à transmettre les relevés.

Côté locataire : vérifier et contester

Commencez par demander par écrit le décompte par nature de charges, le mode de répartition, le relevé de charges de copropriété et la ventilation entre charges récupérables et non récupérables.

Vérifiez ensuite ce qui vous est imputé. Les appels de fonds adressés au propriétaire ne sont pas tous récupérables : les honoraires de syndic, les frais de mutation, les travaux d’amélioration ou de conservation de l’immeuble et les appels exceptionnels restent à sa charge. Sont en revanche récupérables l’entretien courant des parties communes, l’ascenseur, l’eau froide et chaude, le chauffage collectif, une partie du salaire du gardien selon ses tâches, et la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Si le désaccord persiste, la marche à suivre est graduée : demande écrite, puis mise en demeure par lettre recommandée, puis saisine de la commission départementale de conciliation, gratuite et compétente pour les litiges de charges, et enfin le juge des contentieux de la protection. L’ADIL de votre département informe gratuitement en amont.

Cas particuliers

Colocation. Avec un bail unique et une clause de solidarité, la régularisation peut être réclamée à l’un quelconque des colocataires, dans les limites de durée propres à cette clause.

Logement individuel hors copropriété. La retenue de 20 % vise les immeubles collectifs. Pour une maison, les charges récupérables sont généralement connues rapidement, ce qui laisse peu de justification à une retenue prolongée.

Changement d’adresse. Conservez et communiquez votre nouvelle adresse. Un courrier de régularisation envoyé à l’ancien logement reste valablement expédié, et le silence du locataire ne fait pas disparaître la dette.

Questions fréquentes

Un propriétaire peut-il réclamer des charges deux ans après le départ ?

Oui, dans la limite de la prescription de trois ans, et à condition de produire décompte et justificatifs.

Le locataire peut-il refuser de payer sans justificatifs ?

Il peut légitimement en exiger la communication. Sans justification des dépenses, les provisions doivent être remboursées.

La retenue de 20 % est-elle automatique ?

Non. Elle suppose un logement en immeuble collectif et une régularisation réellement en attente, dûment justifiée.

Que se passe-t-il si le solde dépasse le dépôt de garantie ?

Le bailleur réclame la différence par courrier motivé. En cas de refus, il doit passer par la conciliation puis le juge.

Peut-on régulariser un forfait de charges ?

Non. Le forfait est définitif, y compris si les dépenses réelles ont été supérieures.

Le locataire peut-il obtenir un remboursement après son départ ?

Oui. Si les provisions versées excèdent les charges réelles de sa période d’occupation, l’excédent lui revient.

Sources

Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 7-1, 22 et 23. Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables. Cour de cassation, 3e chambre civile, 9 novembre 2017 n° 16-22.445, 9 mai 2019 n° 18-14433 et 17 septembre 2020 n° 19-14158. Décryptages de l’ADIL sur l’absence ou le retard de régularisation.